Il est difficile de converser des archives débordant de factures illisibles et de vieux documents comptables de votre entreprise.
Il existe des documents qui sont importants pour l'administration fiscale du Québec et qui doivent être conservés avec soin. Mais combien de temps faut-il les garder et pour quelles raisons ?
Les documents comptables à conserver pendant au moins 6 ans ?
Depuis de nombreuses années, les entreprises canadiennes sont tenues de conserver certains documents comptables pendant une période d'au moins 6 ans. La loi de l'impôt sur le revenu autorise la conservation de ces documents sous forme papier ou électronique. Vous pouvez utiliser un logiciel d'impôts et de comptabilités à cette fin.
Voici quelques exemples de documents comptables que vous devez conserver :
• Les relevés quotidiens des revenus avec les factures et les rubans de caisse.
• Les relevés quotidiens des dépenses avec les chèques annulés ou oblitérés, ainsi que les reçus de dépenses.
• Un registre des déplacements et des dépenses liées aux véhicules de l'entreprise, avec les pièces justificatives.
• Les factures des cartes de crédit d'entreprise.
• Les registres contenant les noms des employés, leurs salaires et les retenues effectuées sur leur salaire.
Il est donc nécessaire de conserver tous ces documents pendant une période de 6 ans. Le calcul de cette durée commence à la fin de l'année fiscale à laquelle les documents se rapportent. Par exemple, les déclarations de revenus de l'année 2022 doivent être conservées jusqu'en 2028 inclusivement.
Pourquoi conserver ses documents comptables pendant six ans ?
Pendant cette période, les entreprises doivent être en mesure de fournir toutes les informations et tous les documents demandés par l'Agence du revenu du Canada (ARC) pour la partie fédérale ou par Revenu Québec pour la partie provinciale. En cas de vérification de votre déclaration d’impôt corporative ou de, ces organismes fiscaux pourraient avoir besoin de justificatifs.
Il est également obligatoire de conserver toutes les pièces justificatives permettant de vérifier les informations contenues dans vos registres, comme les factures d'entreprise (revenus et dépenses).
Existe-t ‘il des documents comptables à conserver indéfiniment pour les entreprises ?
Bien que la durée de conservation habituelle des documents d'entreprise, qu'ils soient comptables ou fiscaux, soit de 6 ans, il est recommandé de conserver certains autres documents pendant toute la durée de vie de l'entreprise.
Voici quelques exemples de documents d'entreprise que vous devriez conserver indéfiniment :
• Les actes notariés.
• Les procès-verbaux des réunions du conseil d'administration.
• Les certificats d'actions et de transferts d'actions.
• Tout autre document justifiant une entrée dans le grand livre.
Enfin, si votre entreprise est amenée à être dissoute, il est essentiel de conserver les originaux de ces documents pendant au moins deux ans après la dissolution.
Existe-t-il des documents à conserver sur demande des entités gouvernementales ?
Il existe des situations exceptionnelles où l'Agence du revenu du Canada (ARC) ou Revenu Québec peuvent vous conseiller de conserver certains documents d'entreprise au-delà de la période légale de 6 ans.
Si cela s'applique à votre cas, un représentant de l'administration fiscale vous contactera directement ou vous enverra une lettre par courrier recommandé pour vous informer de cette exigence. Lors de cette communication, la nature du document d'entreprise ainsi que la durée de conservation demandée vous seront précisées.
Comment trouver un comptable pour vous accompagner dans la gestion de vos documents comptables ?
La conservation des documents d'entreprise est une préoccupation majeure pour les entreprises québécoises qui cherchent à se conformer aux exigences administratives.
En général, il est recommandé de conserver les documents d'entreprise pendant au moins 6 ans, mais il existe des exceptions qui nécessitent de les conserver plus longtemps, voire indéfiniment.
La connaissance de vos obligations fiscales vous permet de répondre aux besoins de l'Agence du revenu du Canada (ARC) et de Revenu Québec en termes de registres. Cependant, il peut être judicieux de vous faire accompagner par des comptables pour vous aider à mieux comprendre l'ensemble de vos obligations commerciales.
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